AGM Official Notice & Meet the Nominees | Avis officiel de l’AGA et rencontre des candidats
***Un message en français suit le message en anglais***
AGM Official Notice
Hello GOV Family!
All members of Gay Ottawa Volleyball (GOV) are invited to GOV’s Annual General Meeting as an incorporated not-for-profit that will take place on:
Date: December 2, 2023
Time: 7pm to 9pm, with the Winter Social to follow until 11pm
Location: Canadian War Museum, Room Atelier C+D (1 Vimy Place, Ottawa)
Accessibility:
Interpretation to American Sign Language will be available in-person,
Simultaneous interpretation to French will be available through an app,
Augmented audio will be available through an app for those that are hard of hearing,
AI generated subtitles will be available through an app,
The main room and washrooms are wheelchair accessible and are located on the main floor of the building.
Important Note: To use any of the features requiring an app, please bring a phone and earbuds for audio. Free Wi-Fi will be available. You can download the Interprefy app (AppleApp Store / GooglePlay store) in advance if you would like to.
GOV’s Annual General Meeting is an opportunity for members to be informed of what the league’s leadership team has been doing as well as to be part of the overall governance decision-making process. We hope that you will be able to participate.
In addition to a general update to members, the agenda for this year’s meeting which will be circulated on November 25, 2023, will include the approval of the minutes of the December 3, 2022 AGM, presentation of the 2022-2023 financial statements, a 2022-2023 season recap, appointment of a public accountant, and acclamation of nominees to the Board of Directors.
A membership notice was sent to voting members. If you did not receive your membership email (please check your spam folder), please let us know by emailing us at administration@govleague.ca. We will be verifying attendance against our voting members list and only those who were sent a membership notice will be allowed to vote at the meeting.
If you wish to participate in our AGM and vote, you can purchase a membership on our website for $5 here.
Thank you, Miigwech,
Denis Bégin (he/him – il)
Vice-President (Administration) and Secretary to the Board of Directors
Meet the Nominees
At our upcoming Annual General Meeting (AGM), on Saturday, December 2, 2023, GOV members will acclaim individuals to our Board of Directors. This year, (4) positions are available and (4) people have successfully submitted their nomination.
Members will be asked to acclaim the (4) candidates to become part of GOV’s next Board of Directors. As you consider your vote, a reminder that each Director has the responsibility for the management of GOV and has a legal obligation to act honestly and in good faith and with the best interests of the organization in mind. Directors are elected by the membership for 2-year terms and are expected to:
attend all Board meetings and participate fully in Board deliberations;
be prepared to serve in Officer or Coordinator roles as requested;
lead or assist in organizing GOV projects, events, or activities as requested;
place the interests of GOV above any personal interests;
support Board decisions once they have been made;
be informed of GOV programming, operations and finances;
be available to complete online training prior to the Board meeting in January;
be available December 12 for a short introductory Board meeting;
be available on the second weekend of July for the Annual Leadership Retreat; and comply with GOV’s by-laws, policies, and all applicable legislation.
Please visit the GOV website to meet the nominees.
If you have questions on the process, please feel free to contact the nominations committee directly and we will be happy to address them with you: nominations@govleague.ca.
All the best,
James Mickle (he/him)
Chair, Nominations Committee
Gay Ottawa Volleyball
nominations@govleague.ca
Avis officiel de l’AGA
Bonjour à la famille GOV !
Tous les membres de Gay Ottawa Volleyball (GOV) sont invités à l’assemblée générale annuelle de GOV en tant qu’organisme à but non lucratif incorporé qui aura lieu le :
Date : Le 2 décembre 2023
Heure : 19 h à 21 h, suivie d’une soirée sociale d’hiver jusqu’à 23 h.
Lieu : Musée canadien de la guerre, salle Atelier C+D (1 Vimy Place, Ottawa)
Accessibilité :
L’interprétation en langue des signes américaine sera disponible en personne,
L’interprétation simultanée en français sera disponible grâce à une application,
L’audio amplifié sera disponible par le biais d’une application pour les personnes malentendantes,
Les sous-titres générés par l’IA seront disponibles via une application,
La salle principale et les toilettes sont accessibles aux personnes en fauteuil roulant et sont situées au rez-de-chaussée du bâtiment.
Remarque importante : pour utiliser les fonctions nécessitant une application, veuillez apporter un téléphone et des écouteurs pour l’audio. Une connexion Wi-Fi gratuite sera disponible. Vous pouvez télécharger l’application Interprefy (Apple App Store / Google Play store) à l’avance si vous le souhaitez.
L’assemblée générale annuelle de GOV est l’occasion pour les membres d’être informés des activités de l’équipe exécutive de la ligue et de participer au processus de prise de décision en matière de gouvernance. Nous espérons que vous pourrez y participer.
En plus d’une mise à jour générale pour les membres, l’ordre du jour de l’assemblée de cette année, qui sera diffusée le 25 novembre 2023, comprendra l’approbation du procès-verbal de l’AGA du 3 décembre 2022, la présentation des états financiers 2022-2023, un récapitulatif de la saison 2022-2023, la nomination d’un comptable public et l’acclamation des candidatures au conseil d’administration.
Un avis d’adhésion a été envoyé aux membres votants. Si vous n’avez pas reçu votre courriel d’adhésion (veuillez vérifier votre dossier de courrier indésirable), veuillez nous le faire savoir en nous envoyant un courriel à administration@govleague.ca. Nous vérifierons les présences par rapport à notre liste de membres votants et seules les personnes ayant reçu un avis d’adhésion seront autorisées à voter lors de l’assemblée.
Si vous souhaitez participer à notre AGA et voter, vous pouvez acheter une adhésion sur notre site web pour 5 $ ici.
Merci, Miigwech,
Denis Bégin (he/him - il)
Vice-président (administration) et secrétaire du conseil d’administration
Rencontrer les candidats
Lors de notre prochaine assemblée générale annuelle (AGA), le samedi 2 décembre 2023, les membres du GOV éliront par acclamation les membres de notre conseil d’administration. Cette année, quatre (4) postes sont à pourvoir et quatre (4) personnes ont soumis leur candidature avec succès.
Les membres seront invités à élire par acclamation les (4) candidats qui feront partie du prochain conseil d’administration de GOV. Alors que vous réfléchissez à votre vote, nous vous rappelons que chaque administrateur est responsable dela gestion de GOV et qu’il a l’obligation légale d’agir honnêtement et en toute bonne foi, en gardant à l’esprit les meilleurs intérêts de l’organisation. Les administrateurs sont élus par les membres pour un mandat de deux ans :
assister à toutes les réunions du conseil d’administration et participer pleinement à ses délibérations ;
être prêt à assumer desfonctions de responsable ou de coordination, le cas échéant ;
diriger ou participer à l’organisation de projets, d’événements ou d’activités GOV, selon les besoins ;
placer les intérêts du GOV au-dessus de tout intérêt personnel ;
soutenir les décisions du conseil d’administration une fois qu’elles ont été prises ;
être informés de la programmation, des opérations et des finances du GOV ;
être disponible poursuivre la formation en ligne avant la réunion du conseil d’administration en janvier ;
sera disponible le 12 décembre pour une brève réunion de présentation du conseil d’administration ;
être disponible le deuxième weekend de juillet pour la retraite annuelle des cadres ; et
se conformer au règlement administratif et aux politiques de GOV, ainsi qu’à toutes les lois applicables.
Veuillez consulter le site web du GOV pour connaître les candidats.
Si vous avez des questions sur le processus, n’hésitez pas à contacter directement le comité des nominations, qui se fera un plaisir d’y répondre avec vous : nominations@govleague.ca.
Cordialement,
James Mickle (il)
Président, Comité des nominations
Gay Ottawa Volleyball
nominations@govleague.ca